Logiciel de comptabilité en ligne : pourquoi et comment sauter le pas ?
Longtemps perçue comme une contrainte administrative lourde et complexe, la comptabilité a considérablement évolué grâce aux solutions en ligne. Aujourd’hui, de plus en plus de travailleurs indépendants et entrepreneurs font le choix de passer par un logiciel de comptabilité en ligne pour gagner en autonomie et en efficacité. Mais est-ce autorisé ? Quels avantages pouvez-vous en tirer ? Et comment choisir le bon logiciel ? Voici ce qu’il faut savoir avant de sauter le pas !
A-t’on le droit de gérer sa comptabilité en ligne ?
La première question qui se pose est celle de la légalité. En France, rien n’oblige une entreprise à faire sa comptabilité sur papier ou à passer obligatoirement par un expert-comptable. La loi vous autorise pleinement à tenir votre comptabilité vous-même, à condition de respecter les obligations légales : enregistrer toutes les opérations, conserver les justificatifs, établir les documents comptables (livre des recettes, Grand livre, livre-journal, bilan, compte de résultat…) et produire les déclarations fiscales et sociales.
Utiliser un logiciel de compta en ligne est donc parfaitement légal. Vous devez simplement vous assurer que la solution choisie respecte certaines normes :
- La conformité aux obligations de conservation des documents comptables et justificatifs (10 ans minimum) ;
- La sécurisation des accès et des sauvegardes ;
- La capacité à éditer et archiver les écritures comptables dans le respect des règles en vigueur.
Certaines activités réglementées, comme les commerces soumis à la TVA, doivent utiliser un logiciel certifié anti-fraude. C’est le cas si vous encaissez directement des clients particuliers. En revanche, pour une entreprise qui facture uniquement en B2B ou une profession libérale non soumise à ce régime, cette obligation ne s’applique pas nécessairement.
De nombreux avantages pour votre entreprise
Adopter un logiciel de comptabilité en ligne confère de nombreux avantages. Voici les principaux !
1- Le gain de temps et d’efficacité
La comptabilité en ligne automatise de nombreuses tâches : rapprochements bancaires, calcul de la TVA, génération des documents comptables et fiscaux… Vous n’avez plus à saisir manuellement toutes les opérations, ce qui réduit grandement les erreurs et vous permet de vous concentrer sur le développement de votre activité professionnelle.
2- L’accessibilité 24h/24, 7j/7
Vous pouvez consulter votre comptabilité où que vous soyez et depuis tout appareil connecté (un ordinateur, une tablette ou un smartphone). Les données sont centralisées et mises à jour en temps réel. Cela est particulièrement utile si vous travaillez en déplacement ou si vous gérez votre entreprise à distance.
3- La visibilité sur la santé financière de votre entreprise
Les logiciels de compta en ligne offrent des tableaux de bord clairs et synthétiques. Vous disposez ainsi d’indicateurs précis pour piloter votre activité et prendre les bonnes décisions.
4- La réduction des coûts
Un logiciel de comptabilité coûte en général bien moins cher qu’un expert-comptable. Il peut représenter une économie de plusieurs centaines voire milliers d’euros par an.
5- La sécurité des données
Enfin, les éditeurs de logiciels professionnels mettent en place des mesures de sécurité avancées : chiffrement des informations, sauvegardes automatiques, accès sécurisé par mot de passe et authentification. Vous bénéficiez donc d’un niveau de protection élevé.
Quel logiciel de comptabilité en ligne choisir ?
Le choix d’un logiciel dépend de plusieurs critères, notamment :
- Votre statut juridique ;
- Votre régime fiscal ;
- Vos attentes en matière de fonctionnalités ;
- Et votre budget.
Voici quelques critères importants à prendre en compte avant de faire votre choix !
1- La compatibilité avec votre activité
Assurez-vous que le logiciel est adapté à votre statut juridique et qu’il prend en charge vos obligations spécifiques. Certaines solutions sont conçues spécialement pour les micro-entrepreneurs, d’autres pour les sociétés commerciales ou les SCI.
2- La simplicité d’utilisation
Un bon logiciel doit être intuitif, même si vous ne possédez pas de compétences poussées en comptabilité. L’interface doit permettre une prise en main rapide et proposer de l’aide en cas de besoin.
3- Les fonctionnalités proposées
Vérifiez la présence des fonctionnalités essentielles : synchronisation bancaire, facturation électronique, gestion de la TVA, établissement des documents comptables et fiscaux, télétransmission des déclarations…
4- Le support client
Un service client réactif et compétent est un critère important, surtout lors des premières utilisations ou en approche de la clôture de l’exercice comptable.
5- Le rapport qualité/prix
Comparez les abonnements mensuels ou annuels et privilégiez une formule évolutive qui s’adapte à la croissance de votre entreprise. Parmi les solutions les plus connues figurent Indy, qui propose une solution en ligne automatisée, simple à prendre en main et à prix avantageux mais aussi QuickBooks, Sage ou Pennylane. Le choix vous revient !